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  • 软件资产管理案例一
    发布时间:2019-04-20 13:01 来源:十大网赌

      我国南部地区某省N金属加工有限公司,以设计、生产铁艺铸件为主。鉴于近年来国际市场对我国铁艺工艺品的旺盛需求,其产品行销海外,成为当地的利税大户。随着企业员工和产值的不断增加,公司管理层开始将工作重心转向新产品的设计、研发,除了组建专门的研发团队外,还注重采购专业设计工具等商业软件产品。

      研发力量的增强,也为企业发展带来了回报。在尝到创新收益的甜头后,公司准备扩大研发规模、提升管理水平,其中不仅包括增加正版软件的采购投入,还加强了对软件资产的管理。于是,一次在全公司上下的软件管理和使用需求普查工作开展起来。普查结果表明,公司虽在采购、领用等环节有初级的审批制度和流程,但由于缺乏全面的管理制度,已出现部分软件许可证的流失和过量使用情况,且涉及价值不菲。因此,公司领导痛下决心,决定聘请专家,开展软件资产管理工作,希望通过建立软件资产管理制度,保障公司研发和管理水平的整体提升,并合理控制用于研发和管理的软件经费投入。

      N金属加工有限公司虽拥有员工近3000人,但绝大多数都是手艺熟练的技术工人,长年运用手工技法从事铁艺的掐丝、锻造、打磨、烤漆等工作,在工作流程中使用计算机的情况不多。经过初步统计,使用计算机的部门仅限于公司行政部门、市场部门和研发部门等,终端机71台,暂无服务器。此外,已采购的操作系统、安全软件、设计软件等共252套。鉴于该公司计算机数量较少、软件不多的实际,外聘专家设计了符合生产加工型企业特点的软件资产管理工作流程,并按步骤推进相关工作开展。

      ①公司召开软件清查工作筹备会议,会上任命公司技术部总监王某担任临时软件资产经理,负责此次针对全公司软件资产的清查工作,清查任务的目的是掌握当前每台计算机所安装软件的实际情况。

      ②公司待查计算机的数量为71台(全部为终端机),计算机的硬件明细基本已由技术部登记备案。鉴于公司计算机数量不多,且涉密机器较少的实际,王某建议采用手工统计结合财务对账的方式执行清查。

      ③经王某分工,由负责IT事务的技术部派3名职工执行清查。每名操作员负责清查20余台计算机,手工统计后逐一签字,保证清查结果的真实性。最终结果呈技术部主管签字确认。④在实际工作中,由于公司属于生产加工型企业,车间24小时不间断运行,出于不耽误生产的原则,将待查对象分组交替进行清查,保证对所有计算机都覆盖手工统计。此外,对其他部门的软件清查,也由王某尽可能地安排在休息日进行。

      在王某带领下,操作员a、b、c进行分头清查。其中a负责该公司领导层、办公室、财务部;b负责销售部、公关部、技术部;c负责生产车间及其他部门。清查过程中,对未编号的计算机进行了统一的软件资产管理序号编排,并与固定资产管理衔接,便于日后管理。

      ①由于公司使用的操作系统均为Windows XP,操作员a、b、c分别打开Windows控制面板的添加/删除程序,使用键盘自带的截屏按键(Print Screen),将图片复制到“画笔”中保存,逐一记录每个软件的信息(软件名称、版本、发行商、占用硬盘空间、最近使用日期等)。

      ②对所有涉及当前软件列表的内容进行分页截图,比如Windows的“Program Files”系统文件夹:将其显示设为“列表”状态,并最大化当前窗口,截图保存。由于该公司计算机数据密级不高,所得数据记录与图像文件由操作员分别通过U盘存储采集。

      采集工作完成之后,操作员a、b、c将数据进行整合处理,并用统一的电子表格模板整理出清查统计表,涵盖了硬件设备编号、各软件名称、版本号、发行商、占硬盘空间大小、最近使用日期等信息。

      软件资产经理王某在财务部、办公室的配合下进行账目比对,查验了公司近年来购买正版软件的原始订单、发票,购买合同,装箱单,许可证等信息,与先前获得的硬件设备软件清查结果进行一一核实,发现并记录下不匹配之处。王某作为技术部总监,还主持了本部门的实物比对,把软件实际使用与库存情况进行一一核实,记录了包括入库、保管、借出、归还等信息的差异。

      经核实,该公司某安全套装的登记采购量为80套。清查硬件设备时发现全部71台计算机均安装有该软件,但库存清查出有过部署登记的只有47套,也就是说,有33套尚处于闲置的未启封状态,说明可能存在违规安装或漏登记等情况。某制图软件的登记采购量为5套,采用零售彩包的方式先后购买。清查发现71台计算机只有2台装有该软件,同时没发现库存载体,说明有可能存在软件资产流失问题。某办公软件的登记采购量为80套,清查发现在71台计算机全部有安装记录,且载体全部在库中,有9套未部署,说明该软件使用、保管状态良好。

      通过以上清查工作,软件资产经理王某撰写了本公司《软件资产核查结果分析报告》,报告描述了公司内管理、使用软件的现状,并分析了造成授权许可流失和违规使用的原因。根据该报告,公司总经理办公会再次肯定了实施软件资产管理的必要性,并由外聘专家和王某会同公司办公室、财务部门、IT部门共同起草完成了《N公司软件资产管理规范》,明确了在公司内采购、领用、归还、升级、报废软件的相关制度。

      此外,王某的临时软件资产经理一职也被定为正式的管理岗位,并由其编制了《软件资产管理记录表》。自《N公司软件资产管理规范》颁布之日起,王某便通过《软件资产管理记录表》全面记录了公司内软件资产的购买、使用、保管情况,并定期开展软件清查工作。

      经过一个预算年度的平稳运行,该公司对软件资产的管理已全面步入正轨。王某不仅主持完成了对《N公司软件资产管理规范》的修订工作,使其更符合公司的生产、经营、管理特点,还会同公司办公室、IT部门共同评估了新一年度的软件采购清单,优化了拟采购软件授权许可的类型,为企业减少了近20万元的不必要投入。

      我国经过改革开放以来30多年的发展,正面临经济产业结构的转型,以N公司为代表的一批生产加工型、劳动密集型、技术依赖型企业谋求跨越式发展的核心出路就是向创新型转变,而软件资产则是信息时代支撑创新型产业发展的基础性工具。N公司的实例表明,在开始采购正版软件后,应当尽快实施软件资产管理工作。科学合理的软件资产管理制度,不但能够保障公司软件资产流转而不流失,也能够有效降低盲目采购的经费投入,符合企业自身发展的需要。

      软件清查有手工统计、发放问卷、使用清查工具等多种方法,各种方法在结果准确性、工序复杂性、覆盖普遍性等方面都存在差异。针对N公司终端计算机少、使用软件不多的实际,采用了手工统计法。这种方法虽然程序相对复杂,需要大量人员保障,却能够得出最为精确的分析结果。因此,与N公司类似的生产加工型企业,不论员工多少,在使用计算机数量不多的情况下,选择手工统计执行软件资产清查是相对理想的选择。

      N公司虽人员众多,但软件使用仅限于行政管理、市场、研发等部门及部分车间,也就意味着使用软件的人群相对有限、集中,且使用软件的习惯相近。因此,在实施软件资产管理初期,制订包含软件采购、分发、维护、使用及报废与监督责任等刚性规则于一体的《软件资产管理规范》即可满足实际工作需要。待公司使用计算机的人群逐步扩大,使用软件习惯相对复杂,软件购买需求总量大幅增加时,可再依情况起草、陆续颁布《软件资产维护与保管细则》、《软件资产采购和资金审批管理细则》、《员工使用软件产品管理办法》等配套文件,以这样循序渐进的方法,保障制度的实践性与可执行性。



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